Mit der richtigen Strategie lässt sich das Homeoffice absetzen und dadurch steuerlich profitieren. Seit 2023 gelten neue Regeln, die sowohl für Beschäftigte mit eigenem Arbeitszimmer als auch für Personen mit flexiblem Arbeitsplatz in der Wohnung lohnend sein können. Entscheidend sind Dokumentation, richtige Einschätzung der Tätigkeit und die optimale Wahl zwischen Pauschale und tatsächlicher Kostenerstattung.
Zentrale Punkte
- Homeoffice-Pauschale: 6 Euro pro Arbeitstag, maximal 1.260 Euro jährlich
- Arbeitszimmer absetzen: Nur bei Mittelpunkt der Tätigkeit unbegrenzter Abzug
- Belege & Nachweise: Kalender, Stromrechnung, Arbeitsplatzfotos relevant
- Grenze überschreiten: Über 1.230 Euro Werbungskosten lohnt sich der Antrag
- Ausstattungskosten: Auch ohne separates Büro möglich
Homeoffice-Pauschale gezielt nutzen
Die Homeoffice-Pauschale gilt für alle, die regelmäßig von zu Hause arbeiten. Pro Arbeitstag im heimischen Umfeld können Sie 6 Euro steuerlich geltend machen – bis zu 210 Tage im Jahr. Das ergibt maximal 1.260 Euro.
Diese Pauschale können Sie direkt in Ihrer Steuererklärung angeben – entweder in der Anlage N für Arbeitnehmer oder als Betriebsausgabe bei Selbstständigen. Kein separates Arbeitszimmer ist nötig. Auch ein Arbeitsplatz im Wohnzimmer reicht, sofern keine Büroalternative vorlag.
Zentral dafür ist, dass Sie an den betreffenden Tagen mehr als 50 % Ihrer Arbeitszeit daheim verbracht haben. Die Pauschale ist Bestandteil Ihrer Werbungskosten und wird mit dem Grundfreibetrag von derzeit 1.230 Euro verrechnet.
Arbeitszimmer vollständig von der Steuer absetzen
Wenn Sie ein separates Zimmer ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen, können Sie statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten abziehen. Entscheidend ist, dass das Zimmer der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit ist – zum Beispiel bei Lehrkräften, Selbstständigen oder Freiberuflern ohne externes Büro.
Zum Abzug berechtigt sind anteilige Kosten für Miete, Strom, Heizung, Müllabfuhr, Reinigung, Gebäudeversicherung oder Renovierungen. Auch notwendige Möbel wie Schreibtisch, Schrank oder Lampe dürfen Sie voll ansetzen, wenn die Nutzung rein beruflich erfolgt.
Rechenbeispiel für den Anteil der Wohnungskosten:
Die Fläche des Arbeitszimmers steht im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche. Daraus ergibt sich die Prozentquote für die Kostenzuordnung:
| Gesamtwohnfläche | Arbeitszimmer | Absetzbarer Anteil |
|---|---|---|
| 80 m² | 12 m² | 15% |
| 100 m² | 20 m² | 20% |
| 72 m² | 9 m² | 12,5% |
Liegt kein Mittelpunkt der Tätigkeit vor, etwa weil Sie den Raum nicht ganzjährig nutzen oder zusätzlich regelmäßig im Büro arbeiten, dürfen Sie bis zu 1.250 Euro jährlich geltend machen. Diese Grenze gilt allerdings auch nur, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Welche Kosten lassen sich geltend machen?
Ob mit oder ohne Arbeitszimmer – bestimmte Anschaffungskosten lassen sich unabhängig davon absetzen. Dabei zählt nicht der Ort der Tätigkeit, sondern ihr beruflicher Charakter. Folgende Kosten können Sie steuerlich erfassen:
- Büromöbel: Schreibtisch, Bürostuhl, Regale, Leuchten
- Technik: Computer, Monitor, Drucker – sofern berufsbezogen
- Bürobedarf: Papier, Druckertinte, Schreibwaren
Achten Sie auf Kaufbelege und dokumentieren Sie, dass die Geräte oder Möbel zu mindestens 90 % beruflich verwendet werden. Dann ist sogar eine vollständige steuerliche Berücksichtigung möglich. Bei gemischter Nutzung erfolgt die Aufteilung anteilig. Steuerfreibeträge richtig nutzen lohnt sich zusätzlich.
So dokumentieren Sie Ihre Homeoffice-Zeiten korrekt
Damit das Finanzamt Ihre Pauschale oder Ihre tatsächlichen Kosten akzeptiert, ist eine detaillierte Aufzeichnung der Arbeitstage wichtig. Hier einige Möglichkeiten zur einfachen Dokumentation:
- Kalendereintragungen: Manuelle Liste oder digitale Tools (z. B. Excel, App)
- Arbeitsanweisungen: Arbeitgeberbescheinigungen zum Homeoffice
- Dienstpläne: Nachgewiesene Arbeitstage zu Hause
- Fotos und Grundriss bei Arbeitszimmern zur räumlichen Trennung
Der Nachweis muss schlüssig sein – jeden Tag einzeln belegen müssen Sie aber nicht. Bei einer Betriebsprüfung hilft eine strukturierte Sammlung aller Informationen. Auch Eingabemasken in Steuer-Tools fragen diese Angaben standardisiert ab.
Schritt-für-Schritt zur optimalen Steuererklärung
Bevor Sie Ihre Angaben in die Steuererklärung eintragen, sollten Sie systematisch vorgehen. So sichern Sie sich einen steuerlichen Vorteil und vermeiden Rückfragen vom Finanzamt.
Die wichtigsten Schritte zur optimalen Geltendmachung Ihrer Homeoffice-Kosten:
- Ermitteln Sie Ihre tatsächlichen Homeoffice-Tage (max. 210 pro Jahr).
- Prüfen Sie, ob Ihr Arbeitszimmer Mittelpunkt Ihrer Arbeit ist.
- Sammeln Sie alle Belege: Mietabrechnungen, Kaufquittungen, Energiekosten.
- Tragen Sie alle Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben korrekt ein.
- Berechnen Sie vorab, ob die Pauschale oder die tatsächlichen Kosten günstiger sind.
Für Selbstständige lohnt sich oft ein Blick in diese Tipps zur Steuererklärung.
Typische Fehler beim Absetzen vermeiden
Viele verlieren bares Geld, weil sie ihren Arbeitsbereich falsch einschätzen oder Angaben nicht vollständig machen. Damit Sie Ihren Steuervorteil ausschöpfen, sollten diese Fallstricke vermieden werden:
- Das Arbeitszimmer ist nicht ausschließlich beruflich genutzt (z. B. Gästezimmer)
- Die Pauschale wird trotz Überschreiten des Arbeitnehmer-Pauschbetrags nicht angesetzt
- Kosten für Möbel werden nicht geltend gemacht – obwohl beruflich notwendig
- Nachweise sind unvollständig oder veraltet
Insbesondere bei hoher Miete oder stark steigenden Energiekosten kann der tatsächliche Kostenansatz deutlich attraktiver sein als die Pauschale. Kalkulieren Sie beide Varianten im Detail.
Zusätzliche Aspekte rund um die Homeoffice-Nutzung
Um das volle Potenzial Ihrer Homeoffice-Regelung auszuschöpfen, lohnt sich ein intensiver Blick auf individuelle Details. Nicht für jeden sind Pauschale oder tatsächliche Kosten gleichermaßen sinnvoll – letztlich kommt es oft auf Ihre persönliche Arbeitssituation, Ihre Mietkosten und die Anzahl der Homeoffice-Tage an.
Gerade bei Arbeitnehmern, die nur gelegentlich im heimischen Büro arbeiten, ist meist die Pauschale die einfachste Wahl, weil sie ohne umfangreiche Nachweise auskommt. Wer hingegen täglich oder beinahe täglich am heimischen Schreibtisch sitzt, könnte von der aufwendigen, aber im Einzelfall lukrativeren Ermittlung des tatsächlichen Kostenanteils profitieren. Ein weiterer Faktor sind die stark gestiegenen Energiepreise. Wer regelmäßig viel Strom oder Heizkosten allein für das Arbeitszimmer aufwendet, sollte einen genauen Blick auf die real anfallenden Beträge werfen.
Zudem spielt die Definition des Mittelpunkts Ihrer Tätigkeit eine große Rolle. So reicht es nicht aus, einige Stunden wöchentlich zu Hause zu arbeiten und das restliche Pensum im Unternehmensbüro zu leisten, um das Arbeitszimmer unbegrenzt absetzen zu können. Wer jedoch als Freiberufler hauptsächlich Projekt- und Planungsarbeit in den eigenen vier Wänden erledigt und nur sporadisch Kundentermine außer Haus wahrnimmt, hat oft eine gute Argumentationsgrundlage, um das Zimmer zum “tatsächlichen Mittelpunkt” zu erklären.
Berücksichtigen Sie darüber hinaus, dass auch bei einem Haushalt mit mehreren Personen der Raum, den Sie als Arbeitszimmer geltend machen möchten, eindeutig dem beruflichen Gebrauch zugeordnet sein muss. Schlafmöglichkeiten, Freizeitgeräte oder Spielzeug von Kindern sind in einem steuerlich anerkannten Arbeitszimmer fehl am Platz. Im Zweifel kann es sich auszahlen, einen klaren Nachweis (z. B. Fotos oder einen Grundriss) dem Finanzamt vorzulegen, um Zweifel an der ausschließlichen Nutzung zu entkräften.
Homeoffice und Fahrtkosten
Wer das Homeoffice nutzt, kann oft die Fahrten ins Unternehmen reduzieren. Gleichzeitig entfällt bei Homeoffice-Tagen die Fahrt zur Arbeit, sodass sich hier ein geringerer Betrag für die Pendlerpauschale ergibt. Allerdings kann es sinnvoll sein, genau zu dokumentieren, an welchen Tagen tatsächlich zu Hause gearbeitet wurde und an welchen Tagen die Fahrt ins Büro erfolgte. Denn auch die Fahrtkostenerstattung gehört zu den Werbungskosten und verringert sich entsprechend um die reinen Homeoffice-Tage.
Anders ist die Lage, wenn im Homeoffice zwar gearbeitet wird, daneben aber vereinzelte Außentermine oder Kundenbesuche anfallen. Hier können ebenfalls Fahrtkosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben angesetzt werden. Voraussetzung ist, dass die Fahrten nachweislich dienstlich bzw. beruflich bedingt sind und nicht rein privat.
Anschaffungen richtig berücksichtigen
Neben den laufenden Kosten wie Miete oder Strom sind größere Anschaffungen ein wichtiger Punkt. Wenn Sie sich einen neuen Computer, Drucker oder ergonomische Stühle anschaffen, sollten Sie genau hinschauen, ob die Kosten sofort in voller Höhe oder nur über die Nutzungsdauer verteilt in Form einer Abschreibung (AfA) abgesetzt werden können. Für manche Geräte und Möbel sind bestimmte Mindestnutzungsdauern vorgesehen. Ein teurer Schreibtisch beispielsweise kann in einigen Fällen über mehrere Jahre abgeschrieben werden, sofern der Kaufpreis über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) liegt.
Geräte und Büromöbel unterhalb bestimmter Wertgrenzen gelten hingegen als GWG und können sofort in voller Höhe abgesetzt werden. Aktuell liegt diese Wertgrenze bei 800 Euro netto (952 Euro brutto), sodass Sie etwa einen Bürostuhl für 400 Euro brutto direkt als Werbungskosten ansetzen können. Werden mehrere berufliche Anschaffungen im Jahr getätigt, kann sich die Summe schnell erhöhen und die Möglichkeit verbessern, den Pauschbetrag von 1.230 Euro für Werbungskosten deutlich zu überschreiten.
Homeoffice bei mehreren Arbeitgebern oder Tätigkeiten
Immer mehr Menschen arbeiten heutzutage projektbasiert oder üben mehrere Beschäftigungen parallel aus. In solchen Fällen sollten Sie genau prüfen, ob das Homeoffice für alle Tätigkeiten relevant ist oder sich nur auf eine bestimmte Beschäftigung bezieht. Unter Umständen können Sie die Kosten anteilig verschiedener Tätigkeiten zuordnen und so Ihren gesamten Werbungskostenabzug oder Betriebsausgabenabzug steigern. In der Praxis kann dies jedoch zu einem höheren Dokumentationsaufwand führen. Auch hier gilt die Devise: Schlichte und klare Nachweise beugen Nachfragen des Finanzamts vor.
Form und Fristen bei der Einreichung
Spätestens bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung sollten Sie sich Zeit nehmen, alle relevanten Nachweise und Belege strukturiert zu sortieren. In vielen Fällen wird das Finanzamt zwar nur stichprobenartig prüfen, doch kann eine lückenhafte Dokumentation zu Nachforderungen oder sogar zur Ablehnung einzelner Posten führen. Es empfiehlt sich daher, die Dateiordner mit Kontoauszügen, Stromrechnungen und Quittungen bereits im Voraus anzulegen, um keine wichtigen Dokumente zu vergessen.
Die Abgabe der Steuererklärung erfolgt heute preferenziell elektronisch über Elster oder mithilfe spezieller Steuer-Software. Diese Programme bieten meist eigene Eingabemasken für das Homeoffice und helfen, die richtige Zeile in der Anlage N zu finden. Hier geben Sie auch an, wie viele Tage Sie im Homeoffice gearbeitet haben und ob Sie ein separates Arbeitszimmer geltend machen möchten oder die Pauschale nutzen. So gehen Sie sicher, dass die Daten korrekt vom System übernommen werden und kein Eintrag versehentlich im falschen Feld landet.
Homeoffice in besonderen Lebenssituationen
Neben dem klassischen Angestelltenverhältnis gibt es einige Sonderfälle. Studierende, die neben ihrem Studium ein Homeoffice nutzen, haben manchmal die Möglichkeit, ihre Kosten im Rahmen von Verlustvorträgen geltend zu machen, sofern sie bereits Einkünfte erzielen oder in Zukunft hohe Einnahmen erwarten. Ebenso kann es vorkommen, dass Personen in Teilzeit sich ein kleines Büro zu Hause einrichten, um den Weg zur Arbeit zu reduzieren oder die Kinderbetreuung flexibler zu gestalten. Selbst in solchen Konstellationen kann sich die Homeoffice-Pauschale lohnen, wenn der berufliche Charakter klar dokumentiert ist.
Auch Lehrkräfte, die zwar eine Schule als Arbeitsort haben, teilweise aber Korrektur- und Vorbereitungszeit zu Hause verbringen, sollten genau prüfen, ob das Arbeitszimmer zum Mittelpunkt wird oder lediglich ergänzend genutzt wird. Gerade bei Berufen, in denen viel Material aus Schule, Uni oder Betrieb ins Private mitgenommen wird, lohnt sich eine gründliche Dokumentation des zeitlichen Aufwands.
Abschließende Hinweise zur Kostenabgrenzung
Ein klassischer Stolperstein in vielen Steuererklärungen ist die Abgrenzung privater und beruflicher Kosten. Wer seinen privaten Laptop zwischendurch für berufliche E-Mails nutzt, kann nur bedingt die gesamten Anschaffungskosten absetzen. Ebenso kann es vorkommen, dass ein rein beruflicher Drucker vereinzelt für private Ausdrucke genutzt wird – bei zu hohem Privatanteil droht die Ablehnung durch das Finanzamt.
Grundsätzlich rät es sich, Arbeitsmittel möglichst konsequent für den Beruf zu reservieren. Das verringert Zweifel bei einer möglichen Betriebsprüfung. Außerdem können Sie so im Zweifel den vollen Kostenabzug geltend machen, weil Sie glaubhaft darlegen können, dass die Anschaffung ausschließlich beruflich motiviert war. Umgekehrt gilt die Faustregel, dass bei einer rein privaten Nutzung natürlich kein Abzug möglich ist.
In vielen Fällen lässt sich jedoch eine prozentuale Aufteilung begründen, etwa wenn ein Multifunktionsgerät sowohl für berufliche Ausdrucke als auch für private Kopien eingesetzt wird. Hier kann man die berufliche Nutzung schätzen oder auf Basis von Printzählern genauer ermitteln. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihre Aufzeichnungen in sich schlüssig sind, damit das Finanzamt sie akzeptiert.
Zusammenfassung: Steuerlich mehr aus dem Homeoffice herausholen
Homeoffice spart nicht nur Zeit und Fahrtkosten – es lohnt sich auch steuerlich. Dank aktualisierter Regelungen seit 2023 ist es einfacher denn je, Aufwendungen abzusetzen. Dazu haben Sie mit der Pauschale und dem Arbeitszimmer-Modell gleich zwei Möglichkeiten.
Wichtig ist: Ihre Angaben müssen richtig dokumentiert sein, damit das Finanzamt keinen Zweifel hat. Prüfen Sie jährlich, welche Methode mehr bringt und reichen Sie alle relevanten Belege ein. So sichern Sie sich eine Steuererstattung und reduzieren Ihre Abgaben ganz legal. Wer konsequent dokumentiert und richtig kombiniert, erzielt den maximalen Vorteil.
