Die Steuererklärung Selbstständiger gilt als organisatorische Pflicht, die nicht unterschätzt werden sollte. Wer Einnahmen und betrieblich bedingte Kosten rechtzeitig erfasst und korrekt angibt, kann nicht nur Fehler und Strafen vermeiden, sondern auch geldwerte Vorteile erzielen. Für viele Selbstständige stellt sich aber die Frage: Welche Formulare benötige ich tatsächlich, welche Fristen gelten und wie funktioniert eigentlich die Einnahmenüberschussrechnung?
Zentrale Punkte
- Formulare: Anlage S oder G, EÜR, Mantelbogen und ggf. Umsatzsteuerformulare
- Fristen: Abgabe bis 31. Juli, mit Steuerberater bis Ende Februar des übernächsten Jahres
- EÜR: Einnahmen und Ausgaben nach Zuflussprinzip dokumentieren
- Umsatzsteuer: Pflicht ab 22.000 € Vorjahresumsatz, alternativ Kleinunternehmerregelung nutzen
- Digitale Abgabe: Über ELSTER oder geeignete Steuersoftware einreichbar
Selbstständiger oder Freiberufler – was bedeutet das für die Steuer?
Das Finanzamt unterscheidet bei Selbstständigen zwischen Gewerbetreibenden und suchst du deinen Freiberuflerstatus. Freiberufler – etwa Designer, Journalisten oder IT-Dienstleister – müssen keine Gewerbesteuer abführen und geben ihre Einkünfte über die Anlage S an. Als Gewerbetreibender brauchst du hingegen die Anlage G und musst zusätzlich eine Gewerbesteuererklärung erstellen. Zu wissen, welcher Gruppe du angehörst, beeinflusst nicht nur deine Formulare, sondern auch deine Steuerlast.
Grundsätzlich solltest du dich bereits bei der Anmeldung deiner selbstständigen Tätigkeit beim Finanzamt sorgfältig informieren. Wenn du nämlich versehentlich als Gewerbetreibender geführt wirst, obwohl deine Tätigkeit eigentlich freiberuflich ist, kann das nicht nur zu erhöhtem bürokratischen Aufwand führen, sondern auch steuerliche Nachteile mit sich bringen. Umgekehrt kann es vorkommen, dass man sich als Freiberufler einschätzt, das Finanzamt aber einen Gewerbebetrieb erkennt. Auch hier ist eine korrekte Einstufung von vornherein wichtig. Falls du deine Tätigkeit noch nicht abschließend definieren kannst, lohnt sich ein informatives Gespräch mit einem Steuerberater oder du fragst direkt bei deinem zuständigen Finanzamt nach.
Darüber hinaus ist die Unterscheidung auch relevant, wenn es um die Wahl bestimmter Rechtsformen geht. So kann ein Freiberufler in der Regel als Einzelunternehmer handeln, ohne ins Handelsregister eingetragen zu sein. Einige Tätigkeiten setzen hingegen eine Eintragung ins Handelsregister voraus, was wiederum die Pflicht zur doppelten Buchführung mit sich bringen kann. In jedem Fall solltest du dir also genau anschauen, welchen Rahmen deine Tätigkeit benötigt und welche Verpflichtungen damit einhergehen.
Welche Formulare gehören in die Steuererklärung?
Je nach beruflichem Status musst du unterschiedliche Formulare beim Finanzamt einreichen. Dabei gibt es Pflicht- und Ergänzungsformulare:
| Formular | Für wen? | Wofür? |
|---|---|---|
| Mantelbogen | Alle | Allgemeine Steuerpflichtigen-Daten |
| Anlage S | Freiberufler | Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit |
| Anlage G | Gewerbetreibende | Einnahmen aus Gewerbebetrieb |
| Anlage EÜR | Obligatorisch ab 22.000 € Umsatz | Einnahmenüberschussrechnung |
| Umsatzsteuerformular | Mit Umsatzsteuerpflicht | Umsatzsteuer-Voranmeldung & Jahreserklärung |
| Gewerbesteuer | Gewerbliche Selbstständige | Gewerbesteuerpflicht ab 24.500 € Gewinn |
Tipp: Wer Kleinunternehmer ist, spart sich die Umsatzsteuerformulare – muss aber auf Vorsteuerabzüge verzichten. Diese Form der Befreiung vereinfacht jedoch die laufende Buchhaltung, da keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder vierteljährlich anfallen. Prüfe aber sorgfältig, ob du damit langfristig besser fährst, insbesondere wenn du regelmäßig größere Ausgaben hast und die Vorsteuer geltend machen möchtest.
So funktioniert die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)
Mit der EÜR erfasse ich meine Einnahmen und Ausgaben ohne doppelte Buchführung. Grundlage dafür ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Das heißt: Geldeingänge und -ausgänge zählen zum Zeitpunkt der Zahlung – nicht zum Zeitpunkt der Leistung. Ausgenommen sind regelmäßig wiederkehrende Zahlungen im Jahreswechsel, die dem Jahr davor zugerechnet werden dürfen.
Ich nutze zur Übersicht Excel-Tabellen mit getrennten Spalten für Einnahmen und Ausgaben. Besonders wichtig wird hier der Belegnachweis: Jeder Posten muss nachvollziehbar dokumentiert werden. Auch Investitionen über 800 € netto wirken sich steuerlich aus – sie gelten als abschreibungsfähige Wirtschaftsgüter und werden über mehrere Jahre steuerlich berücksichtigt.
Ein weiterer wichtiger Punkt bei der EÜR besteht darin, sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zu berücksichtigen. Anschaffungen bis zu 800 € netto (952 € brutto bei 19 % USt) kannst du sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen. Das sind zum Beispiel kleinere Geräte wie Drucker oder Büromöbel, sofern sie vorwiegend betrieblich genutzt werden. Beachte allerdings, dass diese Grenze strikt einzuhalten ist. Liegt der Netto-Anschaffungspreis über 800 €, so wird das Objekt in der Regel auf seine Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben.
Was muss ein Beleg enthalten?
Belege bilden die Grundlage jeder seriösen Buchhaltung. Um prüfungsfest zu arbeiten, enthalte ich in meinen Belegen mindestens diese Angaben:
- Datum der Buchung
- Name und Anschrift vom Dienstleister oder Lieferanten
- Genaue Leistungsbeschreibung
- Bruttobetrag (inkl. MwSt.)
- Belegnummer / interne Zuordnung
- Wenn notwendig: Nettobetrag + Umsatzsteuerbetrag
Zusätzlich solltest du prüfen, ob du ein betrieblich genutztes Fahrzeug steuerlich geltend machst. In diesem Fall kommt häufig die 1-%-Regelung oder ein Fahrtenbuch infrage. Das vereinfacht die Kfz-Abrechnung, erfordert aber im Gegenzug Disziplin bei der Dokumentation.
Eine konsequente Belegführung ist unabdingbar, damit du beim Jahresabschluss alle relevanten Daten griffbereit hast. Viele Selbstständige bewahren ihre Papierbelege in Ordnern auf, während andere mittlerweile komplett auf digitale Lösungen umsteigen. Wichtig ist, dass du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) einhältst, wenn du Belege scannst und digital archivierst. Hier solltest du sicherstellen, dass die eingesetzten Tools und Ablageorte den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Das bedeutet u. a., dass Belege unveränderbar, jederzeit auffindbar und lückenlos geordnet sind.
Auch das Thema Bewirtungsbelege spielt eine Rolle: Wenn du etwa Kunden zu einem Geschäftsessen einlädst, musst du auf dem Beleg notieren, wer anwesend war und zu welchem Anlass das Essen stattfand. Nur dann ist diese Ausgabe als Betriebsausgabe anzuerkennen – wobei generell nur 70 % der Bewirtungskosten abzugsfähig sind. Für bestimmte Branchen wie Gastronomie oder Eventmanagement können mögliche Kontrollen des Finanzamts umfassender ausfallen, deshalb sollte hier besonders sorgfältig dokumentiert werden.
Fristen und digitale Abgabe über ELSTER
Viele Ziele erreiche ich nur durch rechtzeitige Vorbereitung – und das gilt in besonderem Maße bei der Steuer. Die Abgabefrist für Selbstständige endet jedes Jahr am 31. Juli des Folgejahres. Wer einen Steuerberater beauftragt, bekommt jedoch Zeit bis Ende Februar zwei Jahre später. Wichtig: Die Frist gilt nur dann, wenn der Berater fristgerecht beim Finanzamt gemeldet ist.
Ich nutze das ELSTER-Portal für die Einreichung – das spart Papier und Zeit. Wichtig ist, dass du dort deine Steuernummer korrekt eingibst und das zuständige Finanzamt auswählst. Wenn du das zum ersten Mal tust, registrierst du dich vorher mit Zertifikatsdatei oder Browser-Zertifikat.
Bei der Nutzung von ELSTER solltest du regelmäßig prüfen, ob sich Formulare und Eingabemasken geändert haben. Besonders zum Jahreswechsel können sich Neuerungen ergeben, die du berücksichtigen musst. Das System selbst führt dich zwar durch die Erklärung, dennoch ist es gut, die Unterlagen im Vorfeld parat zu haben. Dazu zählen Umsatz- und Gewinnübersichten, Belege über Anschaffungen, Reisekosten und Versicherungsbeiträge, aber auch Nachweise über private Besonderheiten wie außergewöhnliche Belastungen oder Vorsorgeaufwendungen. Je besser du vorbereitet bist, desto schneller kannst du die Steuererklärung abschließen.
So holst du das meiste aus deiner Steuererklärung
Mit einer stabilen Buchhaltung über das Jahr verteilt wird die Steuererklärung fast ein Selbstläufer. Ich pflege meine Buchführung regelmäßig – so verliere ich im Jahresendstress keine wichtigen Details. Zusätzlich achte ich gezielt auf abzugsfähige Ausgaben, zum Beispiel:
- Arbeitszimmer, Miete und Nebenkosten (nur bei ausschließlicher betrieblicher Nutzung)
- Fahrtkosten und Reisekosten
- Büromaterial, Software, Honorare
- Fortbildungen, Fachliteratur
Auch kleine Beträge summieren sich. Eine fortlaufende Archivierung hilft, nichts zu vergessen. Es lohnt sich, Belege zu digitalisieren und revisionssicher zu speichern. Übrigens: Eine einfache Buchführung genügt bis zu bestimmten Umsatzgrenzen – ideal für Einzelunternehmer.
Ein oft übersehener Bereich ist die betriebliche Altersvorsorge. Selbstständige haben hier andere Möglichkeiten als Angestellte, etwa Rürup-Verträge (Basisrente), die steuerlich gefördert werden. Dies kann sich langfristig lohnen und gleichzeitig helfen, im Alter abgesichert zu sein. Die Beiträge sind in der Regel als Sonderausgaben abzugsfähig – allerdings nur bis zu einem bestimmten Höchstbetrag, der sich jedes Jahr ändert.
Ähnlich wichtig sind Versicherungen, die du betrieblich nutzen kannst. Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherungen, Rechtsschutz- oder Cyberversicherungen (je nach Branche) sind oft direkt vollständig als Betriebsausgaben abziehbar. Hier solltest du genau auflisten, welche Policen du abgeschlossen hast und welchen betrieblichen Nutzen sie abdecken. Persönliche Versicherungen wie eine private Lebens- oder Krankenversicherung gehen hingegen eher in den Bereich der Sonderausgaben ein und sind nicht unbeschränkt abziehbar.
Umsatzsteuer: Pflicht oder Befreiung?
Ich muss Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, wenn mein Vorjahresumsatz bei über 22.000 Euro lag und mein aktueller Jahresumsatz voraussichtlich höher als 50.000 Euro ist. Sonst darf ich die Kleinunternehmerregelung anwenden (§ 19 UStG) und keine Umsatzsteuer ausweisen. Dafür kann ich aber auch keine Vorsteuer geltend machen – diese Möglichkeit entfällt.
Besonders zu beachten: Ich entscheide mich zu Beginn meiner Selbstständigkeit für oder gegen die Kleinunternehmerregelung. Ein späterer Wechsel ist zwar möglich, aber an weitreichendere Konsequenzen gebunden. Wenn du einen höheren Jahresumsatz erwartest oder beträchtliche Investitionen planst, kann es sich lohnen, freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten – so hast du die Möglichkeit, große Vorsteuerbeträge geltend zu machen.
Allerdings gilt es auch zu bedenken, dass das Ausweisen von Umsatzsteuer eventuell seriöser auf Kunden wirkt, da sie sehen, dass dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist. In manchen Branchen ist die Kleinunternehmerregelung dennoch ein echter Vorteil, insbesondere, wenn deine Kunden in erster Linie Privatleute sind, die keine Vorsteuer ziehen können. In diesem Fall würdest du mit Ausweis der Umsatzsteuer deine Leistung rein rechnerisch teurer wirken lassen. Es kommt also auch auf deine Kundschaft an, ob die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist oder nicht.
Wann lohnt sich professionelle Unterstützung?
Sobald meine Steuerangelegenheiten umfangreicher werden, ziehe ich einen Steuerberater hinzu. Das betrifft etwa Einnahmen aus mehreren Tätigkeiten, Gewinne über der Kleinunternehmerschwelle oder Investitionen mit Abschreibungspotenzial. Auch Sonderfälle wie außergewöhnliche Belastungen oder private Rentenpläne bespreche ich lieber mit einer Fachperson.
Die Kosten für den Steuerberater sind wiederum als Betriebsausgaben absetzbar. Noch wichtiger ist mir aber die Zeitersparnis und das gute Gefühl, alles richtig gemacht zu haben. Ein Steuerberater kann mir zudem Tipps geben, welche Steuervorteile ich noch nutzen kann und wo ich mich entlasten kann. Häufig haben Berater auch Einblicke in branchenspezifische Besonderheiten, die dir selbst nicht unbedingt sofort auffallen. Gerade bei größeren Investitionsentscheidungen macht es oft Sinn, diese im Vorfeld steuerlich zu prüfen, um anschließende Überraschungen zu vermeiden.
Wer nicht gleich einen Steuerberater hinzuziehen möchte, kann sich gegebenenfalls mit einer guten Steuersoftware weiterhelfen. Auch hier lohnt es jedoch, sich im Vorfeld zu informieren, ob das Programm alle nötigen Funktionen für deine eigene Situation abdeckt. Einige Softwarelösungen sind speziell auf Freiberufler oder Kleinunternehmer zugeschnitten und bieten Vorlagen für die EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Zusammenfassende Meldungen (wenn du in andere EU-Länder Lieferungen erbringst). Beachte aber, dass eine Software niemals den persönlichen Rat eines Profis in komplexen Fällen ersetzt.
So gelingt die Steuer-ID-Angabe sicher
Bei der Nutzung von ELSTER oder beim Ausfüllen der Formulare ist häufig auch die Steuer-ID erforderlich. Diese unterscheidet sich von der Steuernummer. Achte darauf, beide Nummern korrekt anzugeben, vor allem wenn du zwischen Wohnsitzen oder Tätigkeitsorten wechselst. Fehler führen hier schnell zu Verzögerungen in der Bearbeitung beim Finanzamt.
Wichtig ist auch, dass du die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) nicht verwechselst. Die USt-IdNr. spielt insbesondere für innergemeinschaftliche Lieferungen in der EU eine Rolle. Sie muss auf Rechnungen an Geschäftskunden innerhalb der EU angegeben werden, wenn du umsatzsteuerlich als Unternehmer auftrittst. Die persönliche Steuer-ID wiederum hängt an deiner privaten Person und wird dir lebenslang zugeteilt – sie dient nicht der betrieblichen Identifikation.
Laufende Buchführung und Kassenbuch
Wer neben dem unbaren Zahlungsverkehr (Überweisungen, Kartenzahlungen) auch Barumsätze hat, muss sich intensiv mit dem Thema Kassenbuch beschäftigen. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist Pflicht, wenn Bargeld angenommen oder ausgezahlt wird. Das Finanzamt achtet hier besonders auf lückenlose Aufzeichnungen, Kassenstürze und darauf, dass keine negativen Kassenbestände entstehen.
Eine häufige Fehlerquelle bei Bargeschäften sind ungeklärte Einlagen oder Entnahmen aus der Kasse, bei denen nicht eindeutig belegt ist, woher das Geld stammt. Stellt das Finanzamt hier Unstimmigkeiten fest, kann es zu Hinzuschätzungen kommen, was deine Steuerlast erhöht. Achte daher sorgfältig auf eine korrekte Dokumentation und lege für jede Bargeldbewegung einen entsprechenden Beleg an.
Insgesamt gilt: Je klarer und strukturell einwandfreier deine Buchführung abläuft, desto weniger Stress hast du bei eventuellen Prüfungen. Das Risiko, dass das Finanzamt Nachfragen hat, sinkt erheblich, wenn alle Buchungen nachvollziehbar sind. Für digitale Kassensysteme gelten seit 2020 zusätzliche Richtlinien (Stichwort TSE – Technische Sicherheitseinrichtung), die Manipulationen verhindern sollen. Prüfe, ob dein Kassensystem diesen Anforderungen genügt.
Tipps für die Organisation – so gerät nichts ins Schleudern
Oft unterschätzt, aber sehr hilfreich ist die Zeitplanung. Viele Selbstständige schieben Steuerfragen vor sich her und geraten dann in Terminstress. Plane dir fest ein, wann du deine Buchhaltung pflegst, Rechnungen schreibst und Zahlungen kontrollierst. Auch das Abstimmen von Bankkonto und Buchhaltungssoftware sollte turnusmäßig stattfinden, zum Beispiel wöchentlich oder monatlich. So verhinderst du, dass sich zu viele offene Posten ansammeln.
Entscheidend ist, dass du die strukturierte Ablage beibehältst. Ordner (digital oder analog) für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Steuerunterlagen und persönliche Aufzeichnungen sind ein Muss. Verknüpfe am besten gleich den Rechnungseingang mit der Zahlungsabwicklung und der Ablage. So kannst du jederzeit nachsehen, ob eine Rechnung bezahlt oder verbucht wurde. Auch das Mahnwesen lässt sich auf diese Weise reibungslos organisieren, falls Kunden mal in Verzug kommen.
Gerade im digitalen Zeitalter sind diverse Cloud-Lösungen verfügbar, mit denen du deine Daten speichern und sogar von unterwegs abrufen kannst. Achte aber wieder auf Datensicherheit und Rechtskonformität. Entscheidungen über den richtigen Cloud-Anbieter sollten daher nicht nur nach dem Preis, sondern auch nach Datenschutzkriterien gefällt werden. Ebenso solltest du regelmäßige Datensicherungen (Backups) einplanen, damit im Fall eines Systemausfalls die Geschäftsunterlagen nicht unwiederbringlich verloren gehen.
Zum Schluss: Die Steuer in den Griff bekommen
Selbstständigkeit bedeutet Verantwortung – das gilt auch steuerlich. Doch mit der richtigen Vorbereitung kannst du deine Steuererklärung selbst bewältigen. Strukturiere deine Einnahmen und Ausgaben übers Jahr verteilt, nutze die digitale Abgabe mit ELSTER, und gib alle Beträge exakt an. Steuerliche Vorteile liegen oft im Detail: Fahrtenbuch, Abschreibungen, Arbeitszimmer, Weiterbildungskosten – alles kann sich lohnen, wenn es korrekt erfasst ist. Je besser deine Organisation, desto geringer der Aufwand beim Jahresabschluss.
Insbesondere solltest du dir eine regelmäßige Routinen schaffen, etwa indem du jede Woche oder jeden Monat Belege bearbeitest und Umsatzsteuervoranmeldungen erstellst (falls erforderlich). So ersparst du dir hektische Wochen kurz vor der Abgabefrist. Versuche außerdem, dich über aktuelle Steueränderungen auf dem Laufenden zu halten, beispielsweise über das Bundesfinanzministerium oder verlässliche Medienquellen. Kleine Steueränderungen können manchmal große Auswirkungen auf dein Unternehmen haben, sei es durch geänderte Freibeträge, neue Abschreibungsbedingungen oder Anpassungen bei Umsatzsteuersätzen.
Wenn du merkst, dass dir das Thema über den Kopf wächst, zögere nicht, einen Steuerberater hinzuzuziehen und damit Zeit und Nerven zu sparen. Denn schließlich sollst du dich auf das konzentrieren können, was du am besten kannst: dein eigenes Geschäft erfolgreich führen und weiterentwickeln.
