Wer in Deutschland Bewirtungskosten buchen will, muss klare Richtlinien einhalten. Ob Geschäftsessen mit Kunden oder ein Teamabend mit Kollegen – steuerlich ist genau geregelt, wie diese Ausgaben erfasst, belegt und verbucht werden müssen. Fehlerhafte Buchungen können teuer werden und bei Betriebsprüfungen zu Rückforderungen führen.
Zentrale Punkte
- 70/30-Regel für Kundenbewirtung
- 100 %-Abzug bei Mitarbeiterbewirtung
- Pflichtangaben auf dem Bewirtungsbeleg
- Trinkgelder gesondert buchen
- Vorsteuerabzug nur anteilig möglich
Was zählt zu den Bewirtungskosten?
Bewirtungskosten umfassen alle betrieblich veranlassten Ausgaben für Speisen, Getränke sowie begleitende Nebenkosten wie Garderobengebühren oder Trinkgelder. Dabei unterscheide ich zwischen zwei Fällen: externe und interne Bewirtung. Ein Geschäftsessen mit einem Kunden fällt ebenso darunter wie eine Betriebsfeier oder eine Verpflegung auf Dienstreisen für Mitarbeitende.
Wichtig ist, dass der Anlass betrieblicher Natur ist. Ein Treffen mit Freunden im Steakhaus bleibt privat – selbst wenn ein geschäftlicher Smalltalk stattfindet. Die steuerliche Anerkennung hängt klar vom Zweck und von den vollständigen Belegen ab.
Abzugsfähigkeit: Kunden versus Mitarbeiter
Stoppe ich kurz bei der zentralen Unterscheidung: Bewirte ich Geschäftspartner, kann ich nur 70 % der Netto-Kosten geltend machen. Die restlichen 30 % gelten aus steuerlicher Sicht als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe. Bei der internen Bewirtung – etwa für Mitarbeitende – lasse ich dagegen 100 % steuerlich ansetzen.
Eine Tabelle macht die Unterschiede deutlich:
| Bewirtung | Abzug steuerlich | Vorsteuerabzug |
|---|---|---|
| Geschäftspartner | 70 % (30 % nicht abziehbar) | Nur auf abziehbaren Anteil |
| Mitarbeiter (betrieblich) | 100 % | Kompletter Vorsteuerabzug |
| Mitarbeiter (Betriebsfeier über 110 €) | Lohnsteuerpflichtig | Nur unter 110 € steuerfrei |
Diese Grenzen gelten inklusive Umsatzsteuer. Plane ich eine Betriebsfeier, muss ich die 110 €-Grenze pro Mitarbeitender berücksichtigen, sonst entsteht ein geldwerter Vorteil.
Was muss auf den Bewirtungsbeleg?
Ohne ordnungsgemäßen Nachweis gibt’s keinen Steuervorteil. Ich stelle sicher, dass jeder Beleg diese Punkte enthält:
- Datum und Ort der Bewirtung
- Bewirtete Personen inklusive Gastgebername
- konkreter Anlass wie „Projektgespräch XY“
- Rechnungsdetails mit Name und Adresse des Lokals
- Aufschlüsselung in Speisen und Getränke
- Unterschrift des Bewirtenden
Trinkgelder, die nicht auf der Rechnung stehen, schreibe ich händisch auf dem Beleg dazu. Sie sind nicht vorsteuerabzugsfähig und müssen getrennt erfasst werden.
Ich verbuche jede Bewirtung einzeln – niemals fasse ich Belege zusammen. Das Finanzamt erkennt diese Sammelbelege nicht an.
Typische Buchung: ein praktisches Beispiel
Geht es ans Buchen der Bewirtungskosten, nutze ich in meinem Buchhaltungsprogramm getrennte Konten für den abziehbaren Teil, den nicht abziehbaren Teil und die Vorsteuer.
Ein Beispiel aus meiner Praxis:
Ich habe eine Restaurantrechnung über 119 € (inkl. 19 % MwSt), davon 10 € Trinkgeld.
- Nettobetrag: 100 € (abziehbarer Teil: 70 €, nicht abziehbar: 30 €)
- Vorsteuer aus 70 €: 13,30 €
- Trinkgeld: 10 € (nicht vorsteuerfähig)
Ich buche wie folgt:
- Abziehbare Bewirtungskosten: 70 €
- Nicht abziehbare Bewirtungskosten: 30 €
- Vorsteuer: 13,30 €
- Trinkgeld separat auf Konto „Sonstige nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“
Diese Transparenz hilft mir auch bei der Steuererklärung für Selbstständige.
Bewirtungskosten digital erfassen: Tools im Einsatz
Buchungssoftware unterstützt beim korrekten Erfassen der Bewirtungskosten. Ich nutze digitale Lösungen wie DATEV, sevDesk oder Papierkram, um Belege fotografisch zu erfassen, Felder sauber auszufüllen und die Dokumente langfristig zu archivieren.
Besonders wichtig: Das Belegdatum ist identisch mit dem Buchungsdatum, wodurch ich keine Rückfragen bei einer Prüfung durch das Finanzamt riskiere. Zusätzlich gleichen viele Tools Buchungen automatisch mit den Steuervorgaben ab und geben bei Fehlern Hinweise. So spare ich Zeit und minimiere Fehler.
Wer z. B. einfache Buchführung betreibt, profitiert hier besonders durch Automatisierung und klare Aufschlüsselung der Konten.
Fehler vermeiden: Diese Punkte prüfe ich doppelt
Ein falsch ausgefüllter Beleg oder eine fehlerhafte Buchung kann schnell zum Problem werden. Ich prüfe vor jeder Buchung:
- Liegt ein konkreter Anlass und kein allgemeiner Begriff wie „Kundenpflege“ vor?
- Sind alle Teilbeträge wie Getränke und Speisen getrennt aufgeführt?
- Ist die Rechnung entsprechend der gesetzlichen Vorgaben ausgestellt?
- Ist die Vorsteuer nur anteilig berechnet?
Zusätzlich halte ich die steuerlich angemessene Höhe ein. Übertriebene Ausgaben für exklusive Locations oder Luxusmenüs erkennt das Finanzamt nicht als Betriebsausgabe an – auch wenn ein betrieblicher Anlass vorliegt.
Besonderheiten bei Auslandsbewirtungen
Organisiere ich ein Abendessen auf einer Geschäftsreise im Ausland, gelten dieselben Dokumentationspflichten. Ich prüfe, ob der Beleg nachvollziehbar strukturiert ist, übersetze fremdsprachige Angaben bei Bedarf und dokumentiere den Geschäftszweck ebenso wie bei einer Bewirtung in Deutschland.
Um Unsicherheiten zu vermeiden, erfasse ich die Belege direkt digital und achte auf vollständige Angaben. Besonders in thermopapierlastigen Ländern sichere ich mir Kopien oder Scans sofort.
Auch bei Einnahmenüberschussrechnungen sind diese Ausgaben korrekt zu kategorisieren. Wer Unterstützung bei der Struktur sucht: Einnahmenüberschussrechnung leicht erklärt.
Weitere Hintergründe und Sonderfälle
In meiner Praxis stoße ich immer wieder auf Fragen zu Mischfällen oder zu Ausgaben, die nur teilweise als Bewirtung gelten. So kommt es gelegentlich vor, dass eine Veranstaltung sowohl einen geschäftlichen als auch einen privaten Teil enthält. Wenn ich beispielsweise ein Firmenevent habe, zu dem ausgewählte Kunden eingeladen sind, gleichzeitig jedoch auch ein klarer privater Teil stattfindet, muss ich die Kosten im Zweifel sauber trennen. Nur der betriebliche Anteil ist abzugsfähig – für den privaten Teil gilt das nicht. Dieses Splitting setzt allerdings voraus, dass die Anteile eindeutig und nachvollziehbar aufgeteilt sind.
Ein weiterer Punkt: Die 70/30-Regel beim Essen mit Geschäftspartnern wirkt oft kompliziert, doch ich muss nur einmal sauber die Nettoumsätze trennen. Nehme ich beispielsweise an, dass eine Gesamtrechnung 200 € netto beträgt, 70 % davon (also 140 €) sind abziehbare Betriebsausgaben. Die restlichen 60 € verbuche ich auf das Konto „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“. Dann berechne ich aus den 140 € anteilig die Vorsteuer. Trinkgelder wiederum behandle ich gesondert als nicht abzugsfähige Position, damit die Buchhaltung konsistent bleibt.
Eine häufige Unsicherheit sehe ich beim Thema „Repräsentationskosten“. Während manche Kosten strenggenommen als Repräsentation gelten (etwa luxuriöse Geschenke oder opulente Empfänge ohne klaren geschäftlichen Hintergrund), sind Bewirtungskosten immer an einen konkreten betrieblichen Anlass gekoppelt. Ich dokumentiere also stets den genauen Grund – wie zum Beispiel ein Projektabschluss oder ein Verhandlungsgespräch. So habe ich im Fall einer Prüfung eine klare Linie zwischen tatsächlicher Bewirtung und möglichen Repräsentationsausgaben.
Gerade bei mehrtägigen Veranstaltungen wie Messen oder Tagungen kann es vorkommen, dass Bewirtungskosten mehrmals anfallen. Um hier den Überblick nicht zu verlieren, verbuche ich jede (Zwischen-)Rechnung zeitnah. Sofern möglich, versuche ich auch, Alkoholika gesondert auszuweisen, weil das Finanzamt bei außergewöhnlich hohen Positionen für teure Weine oder Champagner kritisch hinterfragt, ob der betriebliche Anlass den Kostenrahmen rechtfertigt. Manchmal bietet es sich an, solche Ausgaben bereits intern zu limitieren, damit später keine Diskussion entsteht.
Wer als Einzelunternehmer mit Freelancerinnen und Freelancern zusammenarbeitet, fragt mich oft: „Wie ist das mit der Bewirtung, wenn ich freie Mitarbeiter zum Essen einlade?“ In den meisten Fällen ist das vergleichbar mit einer Mitarbeiterbewirtung, solange klar feststeht, dass es sich um eine im betrieblichen Interesse stehende Zusammenarbeit handelt. Die 100 %-Regel kann also greifen, wenn ein Treffen rein der Projektarbeit oder internen Besprechung dient. Hier ist ein genauer Nachweis wichtig: Wer nur kurz über ein gemeinsames Vorhaben spricht, das aber eher privat bleibt, kann nicht ohne Weiteres betriebliche Ausgaben geltend machen.
Außerdem achte ich auf Ausschweifungen bei Betriebsfeiern. Übersteigt der Pro-Kopf-Betrag die 110 €-Grenze (inkl. Umsatzsteuer), spielt die Lohnsteuerpflicht eine Rolle, weil ein geldwerter Vorteil für die Mitarbeitenden entstehen kann. Ich rate dazu, im Vorfeld wirklich zu planen und sämtliche Kostenpunkte zu berücksichtigen, von Raummiete über Buffetbis hin zu Musik oder Unterhaltung. In der Praxis kann das durch frühzeitige Kalkulation der geplanten Teilnehmerzahl vereinfacht werden. Somit vermeide ich unangenehme Nachberechnungen.
Ein weiteres Thema betrifft Buchhaltungsprogramme: Nicht jedes Tool bietet von Haus aus die Möglichkeit, Bewirtungskosten in abziehbare und nicht abziehbare Teile aufzuteilen. Manchmal ist nur ein einziges Konto für „Bewirtung“ hinterlegt. Ich lege mir dann individuell Unterkonten an: Eines für „Bewirtungskosten abzugsfähig“ und eines für „Bewirtungskosten nicht abzugsfähig“. Für die Vorsteuer habe ich ebenfalls ein eigenes Unterkonto, das sich nur auf die abziehbaren Teile bezieht. Durch diese Aufteilung spare ich mir am Jahresende viel Zeit, da die Summen sauber getrennt vorliegen. Software, die beim Anlagen dieser Konten unterstützt, ist hier Gold wert.
Bei digitalen Einreichungen von Belegen mache ich mir außerdem zunutze, dass ich Notizen an den Beleg anfügen kann, z. B. den genauen Anlass und die Namen der Teilnehmenden. So habe ich jederzeit alle Informationen am selben Ort. Diese kleinen Schritte sorgen später in der Betriebsprüfung für eine schnelle Klarheit und verhindern Diskussionen. Die Prüfer sehen direkt, wer bei dem Essen dabei war, aus welchem Grund die Ausgabe entstand und wie sie gebucht wurde.
Skepsis höre ich auch zum Thema: „Reicht nicht ein einfacher Vermerk wie ‘Geschäftsessen mit Kunde XY’? Muss ich wirklich alle Namen angeben?“ Grundsätzlich sollte der Bewirtungsbeleg die Teilnehmenden benennen, besonders wenn es nur wenige Personen sind. Sind es sehr viele (etwa bei Seminaren), kann es ausreichen, auf eine offizielle Teilnehmerliste zu verweisen, die dem Beleg beiliegt. Wichtig bleibt jedoch immer die Nachvollziehbarkeit. Nur unter dieser Bedingung ist die steuerliche Anerkennung gesichert.
Zusätzlich informiere ich mich über eventuelle Pauschalen oder Spesenregelungen im Ausland, sofern meine Reisetätigkeit diese Ansprüche umfasst. Bei einer längeren Dienstreise mit Hotelaufenthalt kann eine Verpflegungspauschale gelten, die jedoch nicht zu 100 % immer alle Ausgaben deckt. Das Thema ist zwar eigenständig, doch es schließt inhaltlich an Bewirtungskosten an, wenn zum Beispiel im Hotelrestaurant ein Kunde oder ein Kollege bewirtet wird. Dann unterscheide ich zwischen den klassischen Reisekosten (die Pauschale) und den gezielten Bewirtungskosten (das eigentliche Geschäftsessen). Diese Unterscheidung verhindert, dass ich Reisekosten doppelt ansetze oder versehentlich zu viel Vorsteuer einfordere.
Zum Schluss weise ich noch darauf hin, dass Trinkgelder in einigen Ländern einen festen Prozentsatz der Rechnung darstellen. Insbesondere in den USA oder Kanada sind 15–20 % üblich. Wenn ich dort Geschäftsessen mit Kunden habe, kann das Trinkgeld also relativ hoch ausfallen, ist aber trotzdem nicht vorsteuerabzugsfähig. In meiner Buchhaltung taucht das einfach unter „nicht abzugsfähige Betriebsausgaben“ auf, damit es eindeutig ausgewiesen ist. Dokumentiere ich das Trinkgeld, schreibe ich, wenn möglich, gleich den prozentualen Anteil auf den Bewirtungsbeleg und scanne ihn ein. Das vermeidet nachträgliches Rätselraten.
Ob ich letztlich nur wenige Euros Bewirtungsaufwand habe oder mehrere Tausend Euro im Jahr – eine sorgfältige Dokumentation zahlt sich besonders in der Betriebsprüfung aus. Je klarer der Nachweis, desto weniger Stress und Unsicherheiten. Ich rate daher immer dazu, schon beim Ausstellen und Einsammeln der Belege ordentlich vorzugehen, statt erst am Jahresende zu versuchen, mühsam alles zu rekonstruieren.
Zusammengefasst: Das sollten Sie beachten
Ich halte mich immer an ein klares System: Nachweise ordentlich ausfüllen, Bewirtung aufteilen in privat und betrieblich, Beträge korrekt buchen. Nur so gewährleiste ich, dass das Finanzamt alle Bewirtungskosten akzeptiert. Moderne Software, vollständige Belege und ein festgelegter Prozess verhindern dabei typische Fehler. Ich empfehle, sämtliche Belege zeitnah digital zu sichern und in der Buchhaltung sauber zu erfassen.
Dadurch spare ich nicht nur Geld, sondern auch Zeit im Jahresabschluss. Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist das ein wichtiger Schritt zur finanziellen Kontinuität.
