Rechnungen erstellen in WooCommerce: Die besten Plugins und Tutorials

WooCommerce Rechnungen lassen sich mit den richtigen Plugins effizient automatisieren und rechtssicher gestalten. In diesem Beitrag zeige ich dir, welche Erweiterungen besonders leistungsfähig sind, wie du sie konfigurierst und Rechnungen optisch und inhaltlich auf deinen Shop abstimmst.

Zentrale Punkte

• Plugins helfen bei der schnellen Erstellung rechtssicherer WooCommerce Rechnungen.
• Anpassbare Vorlagen ermöglichen professionelle Designs.
• Automatisierung spart Zeit und reduziert manuelle Bearbeitung.
• Rechnungsnummerierung lässt sich gesetzeskonform konfigurieren.
• Tutorials erleichtern Einsteigern die Einrichtung.

Warum Plugins für WooCommerce Rechnungen unverzichtbar sind

Standardmäßig bietet WooCommerce keine Funktion, um Rechnungen automatisch als PDF zu generieren. Mit passenden Plugins lässt sich diese Funktion gezielt ergänzen – schnell und ohne Programmieraufwand. PDFs sind ein Muss für den Kundenservice und steuerliche Nachweise. Darüber hinaus erwarten Kundinnen und Kunden ein ordentlich strukturiertes Dokument nach dem Kaufabschluss – idealerweise direkt als Anhang in der Bestellbestätigungs-Mail.

Besonders für Händler in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist eine gesetzeskonforme Rechnungsstellung unabdingbar. Plugins übernehmen diese Aufgabe, indem sie standardisierte Informationen, fortlaufende Nummerierung und klare Formatierung sicherstellen. Viele unterstützen sogar Datev-kompatible Formate oder Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen.

Die besten Plugins im Vergleich

Die Auswahl reicht von kostenlosen Tools bis zu professionellen Erweiterungen mit erweiterten Features. Ich habe für dich vier leistungsstarke Plugins zusammengetragen und in der folgenden Tabelle gegenübergestellt:

Plugin	Kosten	Highlights
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips	kostenlos / optional Pro	Automatischer Mail-Versand, Vorlagen, Mehrsprachigkeit
YITH WooCommerce PDF Invoices	ab 79,99 € jährlich (Lizenz)	Automatische Rechnungserstellung, flexible Datumsformate
Flexible Invoices für WooCommerce	kostenlos / Pro-Features optional	Individuelle Maßeinheiten, Rechnung ohne Bestellungen
Print Invoice & Delivery Notes	kostenlos	Druck über Admin, Live-Vorschau von Templates

So richtest du dein Plugin korrekt ein

Die Konfiguration ist in wenigen Schritten erledigt. Ich zeige dir den Ablauf anhand des Plugins „WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips“:

1. Installieren: Im Dashboard auf Plugins > Installieren klicken und das gewünschte Rechnungsplugin hinzufügen.
2. Firmendaten hinterlegen: Name, Adresse, Steuernummer sowie evtl. Logo hochladen.
3. Versand-Einstellungen: Wähle, ob die PDF-Rechnung automatisch mit der E-Mail nach Bestellung versendet wird.
4. Nummerierung definieren: Richte Zahlenkreise mit Präfixen (z. B. „2024-“) und führenden Nullen ein.

Möchtest du dynamischere Rechnungen erstellen oder das Layout stark anpassen, kannst du auf eigene Plugin-Anpassungen mit WordPress zurückgreifen. Auch hier helfen Tutorials und Entwicklerdokumentationen zuverlässige Ergebnisse einzustellen.

Personalisierte Rechnungsdesigns mit Templates

Vorlage ist nicht gleich Vorlage. Mit Tools wie „YayMail“ oder dem Layout-Modul von „WooCommerce PDF Invoices“ passe ich das Rechnungslayout bequem über eine Benutzeroberfläche an. Überschriften, Schriftarten, Spaltenstruktur oder Farben – alles lässt sich auf das Branding meines Shops abstimmen.

Einige Plugins bieten HTML-/CSS-Editoren an, um noch detaillierter zu arbeiten. Besonders praktisch ist die Live-Vorschau direkt im Backend. So sehe ich sofort, wie Änderungen aussehen, bevor ich die nächste Rechnung rausgebe. Logos lassen sich einfach hochladen und korrekt positionieren. Kunden erhalten dadurch ein vertrautes und professionelles Dokument, das Vertrauen schafft.

Automatische E-Mail-Zustellung mit SMTP

Eine Rechnung hilft nur, wenn sie auch zuverlässig eintreffen. Genau hier greift der Einsatz von SMTP-Lösungen wie YaySMTP. Damit wird sichergestellt, dass Rechnungen in E-Mails nicht im Spam landen, sondern korrekt bei Kund:innen ankommen. Besonders bei automatisierten Rechnungsversendungen spielt das eine große Rolle, etwa bei digitalen Produkten oder Dienstleistungsbuchungen.

Ich empfehle die Kombination aus YayMail (für Layout und Blöcke) und YaySMTP (für Versand). Das Zusammenspiel beider Plugins macht den Rechnungsprozess robuster. Für Shops mit hohem Mail-Ausgang bietet YaySMTP eine Alternative zu WordPress-eigenem Mailversand, inklusive besserer Zustellrate.

Erweiterte Funktionen entdecken

Manche Plugins bieten Funktionen wie QR-Code-Erstellung, Mehrwertsteuersplitting oder API-Schnittstellen zu Steuersystemen. Wer Rechnungen lösungsübergreifend einsetzt, kann mit Flexiblen Invoices sogar außerhalb von WooCommerce Rechnungen erstellen – zum Beispiel bei Direktverkäufen oder telefonischen Bestellungen.

Zusätzlich können viele Plugins mit WooCommerce-Bookings oder Abo-Erweiterungen gekoppelt werden, um wiederkehrende Rechnungen zu automatisieren. Praktisch, wenn du bereits WooCommerce Booking Plugins im Shop nutzt und passende Abrechnungen brauchst.

Mehr Tipps für fortgeschrittene Nutzer

Willst du noch eine Stufe weitergehen? Dann lohnt sich ein Blick auf Plugins, die mit künstlicher Intelligenz arbeiten. Einige neuere Erweiterungen nutzen intelligente Regeln zur Rechnungsprüfung – etwa bei Adressvalidierungen oder Umsatzsteuerausweisung. Mehr darüber erfährst du in meinem Beitrag zu den WordPress KI Plugins 2025, die auch Shop-Betreibern neue Möglichkeiten eröffnen.

Diese Tools prüfen Rechnungen im Hintergrund auf Vollständigkeit, Dubletten oder Formatfehler. Das spart viel Zeit bei der Umsatzsteuervoranmeldung oder Jahresprüfung. Für Vielversender oder multilingual aufgestellte Shops kann sich diese Unterstützung durchaus lohnen.

Regionale Besonderheiten und steuerliche Feinheiten

Gerade im deutschsprachigen Raum (DACH-Region) stoßen Shops immer wieder auf Fragen rund um die korrekte Ausweisung von Steuern und Zahlungsinformationen. Dabei ist beispielsweise das Kleinunternehmertum in Deutschland ein wichtiges Thema, da je nach Umsatzgrenze keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Mit nahezu allen vorgestellten Plugins lassen sich eigene Vorlagen kreieren, in denen du festlegst, ob Steuersätze angezeigt werden oder nicht. Wenn du dir unsicher bist, prüfe vorher genau, ob in deinem Land weitere Pflichtangaben vorgeschrieben sind. Das kann etwa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ein Hinweis zur Kleinunternehmerregelung oder zusätzliche Angaben zur Zahlungsabwicklung sein.

Wer darüber hinaus in die Schweiz verkauft, muss überlegen, wie er Schweizer Mehrwertsteuer (MWST) oder Zollgebühren in einer Rechnung fakturieren möchte. Einige Plugins liefern dafür modulare Optionen, die sich in den Einstellungen aktivieren lassen. Oft sind mehrere Steuersätze parallel definierbar und bei internationalen Verkäufen verwaltbar. Das sorgt für Rechtssicherheit und schafft Transparenz.

Teilanpassungen an die Buchhaltung

Manchmal muss auch abseits von WooCommerce-Prozessen eine Rechnung erstellt werden – sei es für einen spontanen Direktverkauf oder eine vom Shop unabhängige Dienstleistung. Genau hier ist es praktisch, wenn dein gewähltes Rechnungsplugin nicht ausschließlich Bestellabläufe bedient, sondern universell nutzbar ist. In diesem Fall kannst du etwa mit „Flexible Invoices für WooCommerce“ eigene Belege erstellen oder Stornorechnungen ausstellen, ohne eine komplette Shop-Bestellung anlegen zu müssen. So bleibt dein Buchhaltungsprozess flexibel.

Ähnlich verhält es sich mit Gutschriften oder Rabattierungen. Oft kommt die Frage auf, wie man Teilgutschriften ausstellt, wenn nur ein Teil der Ware retourniert wurde. Dazu bieten viele Plugins eigene „Credit Note“-Funktionen: Du kannst auswählen, für welche Produkte eine Gutschrift gelten soll, worauf sich die Rückerstattung bezieht und wie sich das in der finalen Rechnung niederschlägt.

Leistungsdatum und fortlaufende Nummernkreise

Die fortlaufende Nummerierung bei Rechnungen sorgt dafür, dass du auch bei einer Steuerprüfung schnell alle Transaktionen zuordnen kannst. Gerade im E-Commerce mit vielen Bestellungen pro Tag ist eine saubere Struktur unverzichtbar. Einige Shop-Betreiber legen je Jahr oder je Monat einen neuen Nummernkreis an, um schnell die Übersicht zu behalten (zum Beispiel „2024-XXXX“). Das kann direkt im Plugin eingestellt werden. Viel wichtiger ist, dass keine Nummer doppelt vergeben wird: Achte daher darauf, dass dein System vorhandene Rechnungsnummern prüft und ggf. automatisch hochzählt.

Ein weiterer Aspekt ist das Leistungsdatum. Während sich das Bestelldatum manuell oder automatisch ins Rechnungsdokument einfügen lässt, wünscht sich so mancher Händler eine separate Zeile für das tatsächliche Leistungs- oder Lieferdatum. Manche Plugins erlauben es, dieses Datum automatisch zu generieren, wenn der Bestellstatus auf „Versandt“ oder „Abgeschlossen“ gesetzt wird. Das ist besonders dann hilfreich, wenn zwischen Zahlung und Auslieferung ein paar Tage liegen.

Multilinguale Shops und Währungen

Betreibst du deinen WooCommerce-Shop mehrsprachig, solltest du sicherstellen, dass das Plugin deiner Wahl Übersetzungen unterstützt. In der Regel gibt es von Haus aus eine englische Version, bei vielen Plugins auch deutschsprachige Übertragungen. Mit Mehrsprach-Plugins wie WPML oder Polylang kannst du zudem weitere Sprachen integrieren. Manche Rechnungsplugins holen sich Variablen automatisch in der jeweiligen Sprache, wenn ein Kunde zum Beispiel den Shop auf Französisch durchläuft. So erhältst du in den Rechnungen die richtige Landesbezeichnung, Währung und gegebenenfalls einen passenden Steuersatz. Das steigert die Zufriedenheit internationaler Kundschaft und beugt Missverständnissen vor.

Ebenfalls entscheidend ist die Unterstützung verschiedener Währungen. Wer Kunden in unterschiedlichen Ländern beliefert, setzt oft auf wechselnde Währungsangaben im Shop. Das Rechnungsplugin sollte daher sauber mit der Währungslogik deines Shops verknüpft sein und den Endbetrag im richtigen Format ausgeben. Falls du zusätzliche Gebühren für den internationalen Versand aufschlägst, achte darauf, dass auch diese klar in der Rechnung aufgeführt werden.

Performance-Optimierung und Dokumentenarchivierung

Bei vielen Bestellungen pro Tag kann es vorkommen, dass das Generieren von PDF-Rechnungen die Performance deines Shops bremst – vor allem, wenn du direkt nach dem Bestellabschluss größere Dokumente generieren lässt. Eine praktikable Lösung ist, die Rechnungen erst beim Bestätigen des Zahlungseingangs oder beim Übergang in den Bestellstatus „Versandt“ zu erstellen. So verteilst du die Serverlast und verringerst das Risiko, dass Bestellprozesse verzögert sind.

Ebenso wichtig ist eine zuverlässige Archivierung der erzeugten Dokumente. Manche Plugins speichern PDF-Rechnungen direkt in einer gesicherten Verzeichnisstruktur auf deinem Webspace oder in der Medienverwaltung von WordPress. Andere legen sie in einer Datenbank ab. Achte darauf, dass du im Falle eines Serverumzugs oder eines Backups jederzeit auf deine archivierten Rechnungen zugreifen kannst. Das ist nicht nur für die Buchhaltung wichtig, sondern auch bei eventuellen Reklamationen oder Nachfragen seitens der Kunden.

Hooks, Filter und eigene Anpassungen

Wer mit WordPress und WooCommerce tiefer in die Technik einsteigt, stößt schnell auf Hooks und Filter. Damit lassen sich gewisse Prozesse anpassen, ohne zwingend den Plugin-Code direkt verändern zu müssen. Mögliche Anwendungsfälle sind etwa:

• Benutzerdefinierte Texte: Füge eine Grußformel oder einen speziellen Absatz hinten an jede Rechnung an.
• Dynamische Rabatttexte: Zeige zusätzliche Informationen zur Rabattart oder zu limitierten Sonderaktionen auf der Rechnung.
• Zusätzliche Felder: Lass vom Kunden ausgefüllte Formularfelder (z. B. Kundennotizen) in der PDF-Rechnung anzeigen.

Fast alle renommierten WooCommerce-Rechnungsplugins stellen eine Dokumentation für Hooks und Filter bereit, damit du sie möglichst flexibel einsetzen kannst. Solltest du selbst nicht über Programmierkenntnisse verfügen, findest du oft Hilfestellungen in Foren oder über Entwicker:innen, die auf WooCommerce spezialisiert sind. Auf diese Weise holst du das Maximum aus deinen PDF-Rechnungen heraus.

DSGVO, Datenschutz und rechtliche Sicherheit

Je nachdem, welche Daten du auf der Rechnung abbildest, fallen eventuell personenbezogene Informationen an. Laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist ein sorgsamer Umgang mit Kundendaten Pflicht. Zwar sind Rechnungsinhalte teils gesetzlich vorgeschrieben, doch einige Daten (wie Geburtsdatum oder Telefonnummer) müssen nicht zwingend auf einer Rechnung erscheinen. Checke also, wie du dein Rechnungsplugin konfigurierst und welche Felder du wirklich benötigst.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, in deiner Shop-Datenschutzerklärung auszuweisen, wie du Rechnungen generierst und speicherst. Speziell bei Anbindungen an externe Dienste (etwa Buchhaltungssoftware in der Cloud) empfiehlt es sich, klar zu kommunizieren, mit welchen Dienstleistern Daten geteilt werden. Dies trägt zu mehr Transparenz bei und stärkt das Vertrauen der Kund:innen in deinen Shop.

Kontrolle und regelmäßige Wartung

Auch nach der einmaligen Einrichtung solltest du im Auge behalten, ob sich rechtliche Erfordernisse oder interne Abläufe in deinem Unternehmen ändern. Gesetze können sich anpassen, etwa in puncto Umsatzsteuer-Richtlinien. In solchen Fällen solltest du rasch reagieren und dein Rechnungsplugin anpassen. Gleiches gilt bei Updates der Plugins selbst. Manchmal führen größere Versionssprünge zu Layout-Änderungen oder neuen Funktionen, die du gezielt ein- und ausschalten kannst.

Regelmäßig eine Testbestellung zu durchlaufen, um die generierte Rechnung zu prüfen, lohnt sich ebenfalls. Dazu kannst du beispielsweise im WooCommerce-Backend eine Dummy-Bestellung anlegen oder eine Testkategorie mit 1-Cent-Produkten erstellen. So stellst du sicher, dass die Rechnungen korrekt aussehen und alle Daten an der richtigen Stelle stehen.

Eine kleine Routine ist hier nützlich: Einmal im Monat oder Quartal kannst du ein paar Testrechnungen erstellen, gerade nachdem du Plugin-Updates vorgenommen hast. Auf diese Weise stellst du auch sicher, dass deine SMTP-Einstellungen noch korrekt sind und Mails nicht doch wieder im Spam-Ordner landen.

Noch Fragen? Hier mein Resümee

Rechnungen in WooCommerce lassen sich effizient mit einem der vorgestellten Plugins erstellen und versenden. Je nach Anwendungsfall bieten kostenlose Tools passende Funktionen, während Premium-Versionen mit erweiterten Designs und Automatismen glänzen. Neben der technischen Einrichtung lohnt sich eine saubere Gestaltung – das stärkt die Kundenbindung und vermeidet Rückfragen.

Du kannst mit wenigen Klicks starten und deinen Shop um ein funktionierendes Rechnungssystem ergänzen. Ich setze selbst auf automatisierte Rechnungen, weil sie mir Zeit und manuellen Aufwand sparen. Je besser die Prozesse abgestimmt sind, desto flüssiger läuft dein Shop-Alltag.